Om toetsen en examineren voor alle studenten toegankelijker te maken, is het belangrijk om planmatig te werk te gaan. Dit begint met het in kaart brengen van hoe zaken momenteel georganiseerd zijn binnen de onderwijsinstelling. Het doornemen van beleids- en visiedocumenten is een goede eerste stap, omdat deze vaak de visie van de instelling en de opleiding met betrekking tot inclusie weergeven. Voor examencommissies is het daarnaast belangrijk om te kijken naar hun eigen invloedsfeer: wat kan de examencommissie doen om de toegankelijkheid van toetsen te vergroten? Hierbij speelt een aantal aspecten een rol, te beginnen met de Onderwijs- en Examenregeling (OER).

Als je planmatig en structureel wil werken aan toegankelijk toetsen en examineren, is de OER een belangrijk document. Hier kan ruimte worden gecreëerd voor flexibiliteit rondom toetsing en examinering. Dit kan bijvoorbeeld door het opnemen van een hardheidsclausule of een artikel over onvoorziene omstandigheden. In de bijlage vind je een voorbeeldtekst voor de hardheidsclausule en onvoorziene omstandigheden.

Afhankelijk van de onderwijsinstelling kan er ook sprake zijn van een Kader-OER en Regels-Richtlijnen die door de examencommissie worden opgesteld. Het is belangrijk dat de verschillende documenten een zelfde lijn hanteren t.a.v. bijvoorbeeld inclusie, toegankelijkheid en toetsvoorzieningen.

Figuur 1: Verschillen tussen documenten

Door deze drie documenten goed op elkaar af te stemmen, wordt consistentie en transparantie binnen onderwijsinstellingen gewaarborgd, wat helpend is voor de student.

Naast de OER kan er ook binnen afzonderlijke vakken flexibiliteit worden gecreëerd, bijvoorbeeld door verschillende toetsvormen aan te bieden. De examinator kan bij het formuleren van de toetsinformatie in de studiegids en studentenhandleiding ruimte creëren voor keuzemogelijkheden, bijvoorbeeld door verschillende type toetsen te benoemen in de studiegids. Hoewel de mogelijkheden per vak kunnen verschillen, kunnen leeruitkomsten vaak op meerdere manieren worden aangetoond. Het is waardevol om te onderzoeken welke flexibiliteit mogelijk is binnen de toetsing van specifieke vakken. Ook de toegankelijkheid van toetsen speelt een rol. Voorbeeld is de landelijke rekentoets mbo, waarbij iedere student, die het nodig heeft, een rekenmachine kan oproepen en een formulekaart.

Naast het verwerken van informatie in bovengenoemde documenten, is het essentieel dat studenten weten welke toetsvoorzieningen er zijn en of dit passende voorzieningen zijn. Door – bij voorkeur samen met studenten – te inventariseren welke voorzieningen al standaard beschikbaar zijn en welke studenten daarmee geholpen zijn krijg je zicht op hoe passend het wordt ervaren. Bekijk dan vervolgens of er studenten zijn die buiten deze voorzieningen vallen en of de routes voor het aanvragen van voorzieningen duidelijk en toegankelijk zijn voor studenten.

Naast gesprekken met studenten is (met name binnen grotere onderwijsinstellingen) relevant om ook met examencommissies van andere opleidingen en faculteiten in gesprek te gaan. Immers, hoe meer er één lijn wordt gevolgd t.a.v. voorzieningen, hoe minder willekeur studenten ervaren bij het toegekend krijgen van voorzieningen. Uitwisseling over dilemma’s en good practices draagt bij aan het ‘kalibreren’ t.a.v. het toekennen van toetsvoorzieningen.

Veel onderwijsinstellingen hebben het proces rondom het aanvragen van voorzieningen zo ingericht dat de examencommissie alle verzoeken behandelt. Zij zijn het meest wenselijke orgaan om deze taak uit te voeren. Voor sommige studenten kan de gang naar de examencommissie echter een drempel vormen. Daarom hebben verschillende instellingen ervoor gekozen om het toekennen van standaardvoorzieningen te mandateren aan andere partijen, zoals de studentendecaan, studieadviseur of studieloopbaanbegeleider (slb’er). Een voorbeeldtekst voor het regelen van een dergelijk mandaat is opgenomen in de bijlage.

Reflectievragen

Is er in de OER(en) reeds een hardheidclausule en artikel voor onvoorziene omstandigheden opgenomen?

Hoeveel ruimte wordt er in studiegidsteksten geboden voor variatie in toetsvormen?

o   Vermelden examinatoren al specifieke toetsvormen in de studiegidstekst en is dit nodig?

o   Op welke wijze kunnen docenten ruimte creëren in de studiegidsteksten?

Hoe is het mandaat voor standaardvoorzieningen geregeld en welke gevolgen heeft dit voor studenten?

o   Hoeveel moeite kost het voor een student om een voorziening aan te vragen?

o   Zijn er drempels die hen tegenhouden?

Om inzicht te krijgen in de toegankelijkheid en effectiviteit van toetsvoorzieningen, is het belangrijk om deze structureel te monitoren. Door de juiste gegevens te verzamelen en te analyseren, kunnen examencommissies en andere betrokkenen inzicht krijgen in de huidige situatie en beoordelen in hoeverre het beleid rondom toegankelijkheid wordt nageleefd. Monitoring helpt examencommissies, studentendecanen en opleidingsdirecteuren ook bij het identificeren van verbeterpunten en het signaleren van 'laaghangend fruit' — relatief eenvoudige aanpassingen die de toegankelijkheid van toetsen kunnen verbeteren. De onderwijspyramide van AHEAD kan je daarbij helpen. 

Figuur 2: AHEAD Onderwijspyramide

Examencommissies leveren al jaarlijks een verslag aan, maar de omvang en inhoud van deze verslagen kunnen sterk variëren tussen onderwijsinstellingen en zelfs tussen faculteiten en opleidingen binnen eenzelfde instelling. Om de toegankelijkheid van toetsen en examens effectief te monitoren, is het essentieel dat er consistent en structureel relevante cijfers worden gepresenteerd. Dit maakt het mogelijk om veranderingen over de jaren heen te volgen en gericht actie te ondernemen waar nodig. In de volgende paragraaf gaan we dieper in op welke cijfers relevant zijn om te presenteren en hoe deze op een effectieve wijze kunnen worden gerapporteerd.

In de jaarverslagen van opleidingen presenteren examencommissies doorgaans een overzicht van de verzoeken die gedurende het jaar zijn binnengekomen. Deze gegevens bieden vaak al een eerste inzicht in mogelijke structurele problemen voor studenten met een ondersteuningsbehoefte.

Een goed bijgehouden overzicht kan examencommissies helpen om patronen te herkennen en om te bepalen waar eventuele knelpunten liggen. Hieronder volgt een voorbeeld van een tabel die door examencommissies kan worden bijgehouden. De dikgedrukte verzoeken hebben betrekking op studenten met een ondersteuningsbehoefte.

Tabel 1: Overzicht individuele verzoeken

Reflectievragen

Zie je opvallende afwijkingen tussen de jaren? Zo ja, waardoor zouden deze te verklaren zijn?

o    Denk bijvoorbeeld aan wijzigingen in cursussen, veranderingen in bestaande cursussen, nieuw beleid, etc.

Is het aantal opvallend hoog of laag? Zo ja, wat zou hier de oorzaak van kunnen zijn?

o    Denk bijvoorbeeld aan de toegankelijkheid van de aanvraagprocedure of het type opleiding.

Heb je inzicht in het budget dat afgelopen jaar is besteed aan toetsvoorzieningen?

Heeft dit mogelijk gevolgen gehad voor specifieke studenten?

Naast de algemene cijfers die examencommissies doorgaans registreren, is het belangrijk om specifieke gegevens te verzamelen over de toegankelijkheid van toetsen en examens. Dit omvat onder meer informatie over de aangevraagde toetsvoorzieningen en de mate waarin deze zijn toe- of afgewezen.

Onderstaand zie je een voorbeeld van een overzicht van toetsvoorzieningen. Dit overzicht kan dienen als basis, maar mogelijk heeft jouw opleiding of onderwijsinstelling aanvullende toetsvoorzieningen die kunnen worden toegevoegd. De behoeften en voorzieningen kunnen immers per opleiding variëren.

Tabel 2: Voorbeeldtabel monitoring toetsvoorzieningen

Reflectievragen

Welke aanvragen voor toetsvoorzieningen komen het meest voor en wat zou hiervan de oorzaak kunnen zijn?

o    Met welke aanpassingen in het onderwijs zou dit aantal mogelijk kunnen worden verminderd?

o    Is er bekend of de aangevraagde voorzieningen ook daadwerkelijk zijn gebruikt door de studenten?

Wat is er bekend over de doorstroom- en uitvalcijfers van studenten die toetsvoorzieningen aanvragen?

o    Vraagt dit om een meer structurele aanpak van de toegankelijkheid van de opleiding? En op welke wijze kan dit worden opgepakt?

Wat zijn de beschikbare ondersteuningsmogelijkheden en voorzieningen, en hoe worden deze gecommuniceerd?

o    Zijn er studenten die structureel buiten de boot vallen bij het huidige aanbod?

o    Wat is er nodig om de communicatie over toetsvoorzieningen te verbeteren?

Wat is bekend over de doelmatigheid van verleende toetsvoorzieningen?

Wanneer je als examencommissie aan de hand van bovenstaande punten hebt vastgesteld hoe toetsvoorzieningen en de toegankelijkheid van toetsen zijn georganiseerd en de bijbehorende cijfers hebt verzameld, is het belangrijk om hier in het jaarverslag aandacht aan te besteden. Jaarverslagen variëren vaak in omvang en details, afhankelijk van de opleiding, faculteit, of onderwijsinstelling. Een voorbeeld vind je in de bijlage.